در برخی موارد، پیچیدگی های یک پروژه IT باعث می شود تا سازمان به یک پروپزال رسمی یا RFP نیاز پیدا کند. زمانی که یک سازمان به دنبال راه حل یکپارچه ای است که ترکیبی از فناوری ها، فروشندگان و پیکربندی های بالقوه را می طلبد، به لطف این می تواند چندین پیشنهاد و دیدگاه را بررسی کند.
در این مقاله قصد داریم ببینیم ریگوئست فور پروپوزال چیست و استفاده ازش چه مزایایی را برای سازمان به دنبال دارد. همچنین اگر می خواهید با نحوه نوشتن و مراحل آماده سازی یک RFP بهینه و اصولی آشنا شوید پیشنهاد می کنیم روی لینک زیر کلیک کنید.
danapardaz.com/blog/what-is-rfp
RFP چیست؟
سالهاست که کسب و کارها از این فرآیند به عنوان راهی برای بررسی پیشنهادات فروشندگان مختلف و نشان دادن مزایای منحصر به فرد راه حل های آنها استفاده می کنند. ریکوئست فور پروپوزال ها توسط سازمان های دولتی و سایر سازمان ها نیز استفاده می شود.
درخواست طرح تجاری یک درخواست رسمی است که در آن صادرکننده از فروشندگان می خواهد تا پیشنهاداتی را درباره محصول یا خدماتی که به عنوان راه حلی برای نیاز صادرکننده ارائه می دهند، مطرح کنند.
یک فرآیند مناقصه رقابتی باعث می شود تا صادرکننده همزمان چندین پیشنهاد دهنده را بررسی کند و نسبت به اینکه کدام خدمات به بهترین شکل نیاز سازمان را برطرف می کند، بینش بیشتری به دست آورد.
با ارائه یک RFP، فروشندگان می توانند تخصص و توانایی خود را نشان دهند و همچنین مزایای محصولات یا خدمات خود را به با جزئیات بیشتری ارائه دهند. صادرکنندگان از RFPها برای بررسی پیشنهادهای چند فروشنده و تصمیم گیری آگاهانه در مورد فروشندگانی که می خواهند با آنها کار کنند، استفاده می کنند.
مزایای استفاده از RFP
هنگامی که یک کسب و کار به دنبال برون سپاری کارهاست، یکی از رایج ترین روش ها برای پیدا کردن یک شرکت واجد شرایط، صدور یک درخواست پروپزال یا RFP است. در این سند اطلاعات پروژه و الزامات کسب و کار کاملا مشخص شده است. این فرآیند مزایایی را برای کسب و کار به دنبال دارد که در ادامه چند مورد از آنها را بررسی می کنیم.
جلوگیری از به تاخیر افتادن یا از دست رفتن فرصت ها
درخواست ها مانند قرعه کشی هستند؛ اگر شرکت نکنید هرگز شانسی برای برنده شدن ندارید! اگر پایپ لاین درخواست طرح تجاری شما به گونه ای است که فرصت های ارزشمند را از دست می دهید یا با تاخیر آنها را به دست می آورید، با یک فرآیند ریکوئست فو پروپوزال عالی می توانید از این چالش عبور کنید و آنها را به دست شرکت های درست برسانید.
نرخ برد بالاتر
اگر بدون اینکه درآمدی داشته باشید، به پیشنهادات زیادی پاسخ می دهید وقت آن است که روی نرخ برد خود تمرکز کنید. یک فرآیند پاسخ RFP موثر به شما اجازه می دهد زمان بیشتری را برای RFPهای قابل اجرا اختصاص دهید و کمتر درگیر پیشنهادات غیرقابل اتکا و بدون نتیجه شوید.
وقتی زمان و انرژی خود را فقط برای بررسی پروپزال های مناسب اختصاص دهید، خود به خود امکان دریافت و بررسی پروپزال های بیشتری را به دست می آورید. به این ترتیب می توانید نرخ برد بالاتری را تجربه کنید.
احیای دانش درونی
تیم های پاسخ RFP در موقعیتی قرار دارند که مانند محافظان دروازه های دانش شرکت ایفای نقش می کنند. هنگامی که آنها پاسخ ها را در یک پایگاه دانش متمرکز در شرکت ثبت و مرتب پالایش می کنند؛ مدیران اجرایی اطلاعات لازم برای تصمیم گیری آگاهانه تر را به دست می آورند. این اطلاعات همچنین برای سایر تیم های درآمدزا، پاسخ های سریع را فراهم می کند.
تیم سازی
برای تیم سازی نیازی به صمیمیت های بیش از اندازه نیست. وقتی یک تیم برای رسیدن به یک هدف مشترک با هم کار می کنند، اعتماد و دوستی ها به صورت ذاتی رشد خواهد کرد. از آن مهم تر، پاسخ های RFP به ورود اطلاعات از سوی افراد مختلفی که در سراسر سازمان پخش شده اند نیاز دارد. بنابراین، یک فرآیند پاسخ موثر می تواند به تخریب سیلوهای اطلاعاتی کمک کند.
ایجاد درآمد بیشتر
طبیعتا هدف شما از آماده سازی RFP و کل این فرآیند، افزایش درآمد است. در واقع اگر پیشنهادات مطرح شده درآمدی ایجاد نمی کنند، پس چه فایده ای دارند؟ یک فرآیند پاسخگویی عالی به شما کمک می کند فرصت هایی را شناسایی کنید که به افزایش درآمد کسب و کارتان منجر می شود.
فرآیندهای یکپارچه
ادغام فرآیند طرح خا با بقیه سیستم های تدارکات شما، در صدر بهرورش های آن قرار دارد. این کار مزایای زیادی را برای تیم شما به ارمغان می آورد. با این ادغام می توانید به فناوری هایی که تا پیش از این استفاده می کردید ارزش بیشتری ببخشید. این یعنی می توانید از داده های تدارکات خود به روش های جدید و آگاهانه تری استفاده کنید.
خطاهای کمتر
حذف دخالت انسانی در کارهای ساده یا کاملا داده محور و سنگین به عنوان یکی از راه های ثابت شده برای از بین بردن خطا در نظر گرفته می شود. این یعنی با اتوماسیون بعضی از کارها در فرآیند RFP، اعضای تیم شما می تواند ذهن خود را به فعالیت های جالب تر و ارزشمندتر معطوف کند. برای مثال کارهای زیر را می توانید در این فرآیند خودکارسازی کنید:
- دریافت داده ها از سایر سیستم های یکپارچه مانند CRM و ERP شما برای فراخوانی اطلاعات در RFP
- بررسی و به روزرسانی پروفایل فروشنده
- ردیابی میزان پیشرفت آن در طول چرخه حیات رویداد
- اطلاع دادن به ذینفعان برای انجام وظایف مهم در این فرآیند
- محاسبه و اندازه گیری امتیازدهی پروپزال
- تجزیه و تحلیل ارزیابی های فروشنده بر اساس معیارهای تعیین شده
- به دست آوردن جداول قیمت برای مقایسه پیشنهادات
پیشنهادات رقابتی تر
با روان کردن فرآیند آماده سازی RFP، می توانید برنامه ای که از قبل تعیین کرده اید را به شکل بهتری ادامه دهید. افزایش تعداد RFPهایی که می توانید آماده کنید، شبکه تامین کنندگان بالقوه را گسترش می دهد. تامین کنندگان بیشتر به معنای رقابت بیشتر در فرآیند ارائه پیشنهاد است. این امر به کنترل بیشتر شما روی هزینه هایتان منجر می شود.
سخن پایانی
فناوری های جدید زیادی در دسترس است که می تواند فرآیند آماده سازی طرح های شما را کاملا متحول کند. سختی ها و چالش هایی که تیم های تدارکات در گذشته برای آماده سازی RFP تحمل می کردند امروزه تا حد زیادی کاهش یافته است.
با افزودن اتوماسیون به وظایف تکراری و دیتا اینتری ها و با ادغام ابزارهای RFP با سیستم های تدارکات موجود، می توانید نتایج تلاش های برون سپاری خود را به طور چشمگیری بهبود بخشید.
