خستگی از حجم کاری به پدیده‌ای عادی در دنیای امروز کسب‌وکار تبدیل شده است. کارشناسان راهکارهایی برای پیشگیری از این مشکل پیشنهاد می‌کنند.
آیا لیست کاری شما هم هر روز طولانی‌تر می‌شود؟ آیا از بررسی کردن ایمیل‌ها در پایان هفته‌ی کاری خسته شده‌اید؟ در بدترین حالت نیز نگرانی و اضطراب شما را از تمرکز کردن روی تمامی کارها باز می‌دارد. نگرانی دیگر، عذاب وجدان از کار نکردن در زمان‌های غیرکاری مانند استراحت یا حتی ماندن در ترافیک است. حتی برخی اوقات زمانی که به پروژه‌ای می‌پردازید، از نپرداختن به کارهای دیگر عذاب می‌کشید.
اگر شما هم به‌خاطر حجم کاری زمان‌هایی احساس خستگی بیش از حد می‌کنید، می‌توانید از راهکارهای عمومی که در ادامه‌ی این مطلب آمده استفاده کنید. البته همه‌ی این راهکارها برای همه‌ی افراد مناسب نیست و می‌توانید هر کدام که با شرایط کاری و شخصی شما هماهنگ است، استفاده کنید.
البته یکی از راهکارهایی که همیشه کارساز خواهد بود، تنفس آهسته است. تنفس آهسته از تنفس عمیق مفیدتر خواهد بود. تنفس آهسته به شما کمک می‌کند تا تمرکز طولانی‌مدت داشته باشید. این نوع تنفس، ذهنیت آمادگی و برنامه‌ریزی مغز را نیر فعال می‌کند. برای انجام این نوع از تنفس ابتدا روی خارج کردن نفس آهسته تمرکز کنید، داخل کشیدن تنفس یا دم، به‌صورت خودکار با این فرآیند هماهنگ می‌شود.
تقویت مهارت‌های پذیرش
برای تقویت بهتر این مهارت‌ها باید با روشی مناسب،صحبت کردن با خود را تمرین کنید. بهترین نوع صحبت کردن، آرامش و کنترل شخصی را به شما القا می‌کند. این فرایند احترام به خود و مسئولیت‌پذیری مناسب را در شما تقویت می‌کند. فراموش نکنید که مسئولیت‌پذیری نه باید بیش از حد زیاد و نه بیش از حد کم باشد. مسئولیت‌پذیری بیش از حد عواقبی همچون آسیب‌پذیری در انجام آنها را به دنبال خواهد داشت.
برخی از انواع صحبت کردن با خود در شرایط مختلف وجود دارند که می‌توانید با تعدادی از مثال‌های زیر، این تمرینان را شروع کنید:
- با این که کارهای زیادی برای انجام دادن دارم، تنها می‌توانم روی یکی از آنها تمرکز کنم. با این کار احساس بهتری هم خواهم داشت.
- من ترجیح می‌دهم کارهای بیشتری در طول یک روز انجام دهم؛ اما در عوض آن‌چه که در توانایی هست را انجام خواهم داد. (این عبارت، یکی از روش‌های درمان شناختی-رفتاری را عملی می‌کند. در این روش پیشنهاد می‌شود افراد «بایدها» را با «ترجیحات» و «توانایی‌ها» جایگزین کنند.)
- من به مانترای «چه کاری بهترین اقدام در شرایط کنونی است؟» علاقه‌مند هستم. این عبارت به من یادآوری می‌کند که یادآوری گذشته یا نگرانی در مورد آینده جلوی تمرکز بهینه و اولویت‌بندی کارها را می‌گیرد.
- من از کارم لذت می‌برم در نتیجه دوست دارم همیشه مشغول باشم. طبیعتا گاهی اوقات خسته می‌شوم اما می‌توانم آن احساسات را کنترل کرده و تنظیمات لازم را انجام دهم.
محاسبه‌ی زمان
نتایج تحقیقات علمی و مقایسه‌ی گزارش‌های اندازه‌گیری زمان افراد مختلف با صحبت‌های شخصی‌شان نتایج جالبی دارد. افرادی که ادعای کار به مدت طولانی دارند، در اکثر وقت‌ها زمان کار را بیش از اندازه بیان می‌کنند. تحقیقات جامع‌تر نشان می‌دهد جامعه‌ی آماری افرادی که در هفته بیش از ۶۰ ساعت کار می‌کنند بسیار کوچک و در حدود ۶ درصد نیروی کار است. اگر همیشه به خودتان بگویید که من هر هفته ۷۰ ساعت کار می‌کنم، ذهن شما حتی در صورت اغراق هم آن را قبول می‌کند.
اما این خطای ذهنی از کجا شروع می‌شود؟ برخی اوقات ذهن ما بر اساس احساسات نتیجه‌گیری می‌کند. اگر در مورد کارتان اضطراب داشته باشید، ذهنتان در مورد حجم کاری اغراق می‌کند. در نتیجه اضطراب شما بیشتر می‌شود و این چرخه ادامه می‌یابد.
اغراق ذهنی درمورد حجم کاری باعث افزایش استرس می‌شود
وقتی محاسبات شما در مورد حجم کاری اغراق‌آمیز باشد، موقعیت پر از ناامیدی می‌شود. در نهایت احساس افسردگی و اضطراب تمام ذهنتان را فرا گرفته و خود را مجبور به کار می‌دانید. در این حالت نمی‌توانید قدم‌های کاربردی برای شناخت موقعیت را بردارید. اگر شما هم در این دسته بوده و حجم کاری خود را بیش از مقدار واقعی تصور می‌کنید، نگران نباشید؛ این رفتار در میان اکثر افراد می‌افتد.
برای حل مشکل ابتدا یک هفته زمان کاری خود را محاسبه کنید. ابزارهای آنلاین برای این منظور وجود دارند اما می‌توانید به سادگی از یک فایل اکسل یا حتی دفترچه‌ی کاغذی نیز استفاده کنید. در این محاسبه تنها زمان کار را یادداشت کرده و تلاشی برای اصلاح رفتارهای خود نکنید. البته عملکرد شما به‌خاطر همین بررسی و کنترل به‌صورت طبیعی به سمت اصلاح پیش می‌رود پس نیاز نیست که عمدا آن را تغییر دهید.
فعالیت‌های کاری کوچک که در زمان استراحت انجام می‌دهید را محدود کنید. چک کردن گوشی تلفن همراه یا ارسال ایمیل سریع برخی از این فعالیت‌ها هستند. اگرچه این فعالیت‌ها احتمالا بیش از یک دقیقه زمان نبرند، اما الگوی آنها به‌گونه‌ای است که زمان مصرف شده را بیش از این نشان می‌دهد. در نتیجه باید آنها را تا حد امکان محدود کنید.
در مقابل، فعالیت‌های کوچک غیر کاری، کمک زیادی به متعادل کردن زندگی شخصی و کاری دارد. به‌عنوان مثال وقتی یک پدر برای چند ثانیه به چشمان فرزندش نگاه کند، حتی با کم بودن زمان این فعالیت، تاثیر مثبتی در ذهن او خواهد داشت و احساس مثبتی نسبت به وظیفه‌ی والدی خود پیدا خواهد کرد. در مثالی دیگر، ۵ دقیقه صحبت کردن با همسر و خانواده، بسیار با ارزش‌تر از ۱۰ دقیقه زمان گذاشتن بدون توجه کافی به آنها است.
فرضیات در مورد انتظارات دیگران
اغلب افراد قوانینی را در ذهن خود طراحی کرده و خود راملزم به رعایت آنها می‌دانند. به‌عنوان مثال در ذهن خود پاسخ دادن سریع‌تر (مثلا کمتر از یک روز از زمان دریافت) به ایمیل‌های همکاران را یک قانون می‌دانیم. در مقابل باید بدانید پاسخ دادن پس از زمان مشخص به دیگران نشان می‌دهد که مشغول بوده و در حال اولویت‌بندی وظایف هستید. این روند آنها را مجبور به احترام گذاشتن بیشتر به زمان کاری شما می‌کند.
انتظار مدیر و همکاران از خودتان را به‌صورت شفاف بپرسید
یکی از عادت‌های مخرب کار کردن در آخر هفته، احساس اجبار به انجام دادن وظیفه‌ای است که در روز آخر به شما موکول شده است. در این حالت تصور می‌کنید که اگر این وظیفه را در ایام تعطیلات آخر هفته تمام نکنید، شروع هفته‌ی بعد نگران‌کننده خواهد بود. اما در واقع فردی که در آخرین لحظات هفته‌ی کاری از شما درخواستی کرده است، نیازی به پاسخ سریع در طول تعطیلات نداشته و می‌تواند تا روزهای ابتدایی هفته‌ی بعد صبر کند. در واقع تمام این مشکلات ناشی از طرز تفکر شما و تصورات ذهنی خودتان است. اگر سریعا به درخواست آن همکار یا مدیر پاسخ دهید، سیگنالی از همیشه در دسترس بودن ارسال می‌کنید.
برای رفع این عادت روش‌های زیر را امتحان کنید:
- پاسخ ندادن به ایمیل‌ها در ساعات غیرکاری را تمرین کنید. اکثر افراد این شرایط را درک کرده و حتی از شما بابت متذکر شدن مرزهای کاری متشکر می‌شوند. با محدود کردن پاسخ به ایمیل‌ها و پیام‌ها به زمان کار، اولویت‌بندی شما نیز منظم‌تر خواهد شد.
- انتظارات دیگران از خودتان را شفاف کنید. به‌حای تصور بر عجله داشتن رئیس برای پاسخ، زمان مورد نیز برای تحویل هر وظیفه را به روشنی از او بپرسید.
- زمان مورد نیاز برای انجام هر کار را به روشنی بیان کنید و مراجعه‌ی بعدی برای تحویل نتایج را با فرد مقابل نهایی کنید.
تصورات در مورد پیش‌نیازهای موفقیت
مانند بخش قبلی، شاید تصورات شما از موارد مورد نیاز برای رسیدن به موفقیت، اشتباه باشد. به‌عنوان مثال تصورات کمال‌گرا کار کردن بیش از همه‌ی کارمندان را پیش‌نیاز رسیدن به موفقیت می‌داند. وقتی در حال کار کردن در صنعتی پر از رقابت بوده و برای رسیدن به رده‌های بالا در میان افرادی کوشا کار می‌کنید، چنین تصورات کمال‌گرا شما را با مشکل روبرو خواهد کرد.
برای کشف این تصورات اشتباه باید زمان‌های مخصوص آنها را پیدا کنید. در واقع اکثر تصورات و قوانین ذهنی ما، مجازی و بی‌فایده هستند. در نتیجه زمانی که احساس درماندگی یا رسیدن به بن‌بست داشتید، بهترین موقعیت برای کشف این تصورات اشتباه است. به دنبال تصوراتی باشید که استرس بیهوده ایجاد می‌کنند. خصوصا اگر این تصورات باعث به تعویق انداختن کارها یا توقف آنها شود، باید نگران شوید. به‌عنوان مثال یک نویسنده برای نوشتن بهتر مقاله‌ها باید تنها به دنبال مفید بودن متن خود باشد. در واقع او نباید نگران گنجاندن تمام حقایق و آمارهای مرتبط با موضوع نوشته‌ی خود باشد.
موفقیت الزاما به‌معنای کار کردن بیش از همه‌ی افراد نیست
فرضیات مشکل‌زای خود را نوشته و راهکارهای جایگزین واقعی را برای آنها تصور کنید. نمونه‌ای از این تصورات جایگزین این‌گونه است: «از آنجایی که گروه کاری من پر از افراد پرتلاش و حرفه‌ای است، شانس موفقیت اکثر ما در این حرفه بالا خواهد بود. در نتیجه نیازی نیست که برای رسیدن به موفقیت، بهترین فرد این گروه باشم.» نکته‌ی مهم این که ساختن این فرضیات جایگزین به علم و هنر در کنار یکدیگر نیاز دارد. روش‌های مختلف را آزمایش کنید تا در نهایت آن‌چه که واقعی‌تر و مفیدتر است را به کار ببرید.
تنظیم زمان استراحت
وقتی با خیال راحت یک شب یا چند روز آخر هفته را استراحت کرده و خراب نشدن کارتان را شاهد باشید، کم کردن اضطراب در مورد فعالیت‌های شغلی را می‌آموزید. در واقع اگر می‌خواهید در مورد کار آسوده‌تر باشید، باید عملکردی راحت‌تر نسبت به آن نشان دهید. برای اجرای این راهکار نیز باید عملکرد و خصوصیات خود را در نظر گرفته و چند روش برای ریلکس کردن از کار در نظر بگیرید.
در روانشناسی مفهومی هست که طبق آن، افراد پیش از تغییر رفتارها منتظر تغییر احساسات می‌مانند. به‌هرحال تغییر دادن رفتارها بهترین روش برای تغییر احساسات است. وقتی این روند را شروع کنید، به‌مرور شاهد تغییرات طبیعی در احساسات خواهید شد. برای این تمرین، عبارت‌های زیر را جایگزین کنید. «وقتی سرم خلوت‌تر شد، سیستم‌های بهتری را طراحی خواهم کرد.» با «وقتی سیستم‌های بهتری طراحی کنم، کمتر احساس شلوغ بودن خواهم کرد.» این رویکرد به شما کمک می‌کند که با الگوی سنتی شلوغ بودن همیشگی مقابله کنید. در این الگوی مخرب، افراد به قدری مشغول به کار می‌شوند که فرصتی برای بهبود شرایط آن پیدا نمی‌کنند.
مجله خبری ایکسب، بازتاب اخبار و گزارش‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان
