در موقعیت کاری خود چه یک کارمند ساده باشید، چه یک مدیر؛ می‌توانید قابلیت‌های یک رهبر را در جلسات از خود نشان دهید.
اکثر افراد قبول دارند که برگزاری جلسه، بخشی از کار تمام رهبران است. با این حال، اینکه رهبران بزرگ در جلسه‌های کاری زیادی شرکت می‌کنند به این معنی نیست که از شرکت در جلسه لذت می‌برند. همان‌طور که نتایج تحقیقات نشان می‌دهند، بین ۳۵ تا ۵۰ درصد وقت مدیران در جلسه سپری می‌شود. البته همین مدیران ۶۷ درصد جلسات خود را شکست‌خورده تلقی می‌کنند.
شاید شما جزو آن دسته از افرادی باشید که سعی دارند خود را از شرکت در جلسه‌های کاری با بهانه‌های مختلف نجات دهند. درحالی‌که این جلسات فرصت‌هایی هستند که در آن‌ها بتوانید توانایی‌های مدیریتی و رهبری خود را به دیگران نشان دهید. اینکه چطور منظور خود را بیان می‌کنید، به سؤالات سخت و چالشی پاسخ می‌دهید و گفتگو را ساده‌سازی می‌کنید، بیانگر قابلیت‌های شما خواهد بود. افراد از این زمان برای ارزیابی و قضاوت دیگران استفاده می‌کنند. حتی اگر ساکت بنشینید و تنها شنونده باشید، باز هم پیامی درباره‌ی خود منتقل می‌کنید. متخصصان متعهد می‌دانند که شرکت در جلسات می‌تواند به افزایش اعتبار آن‌ها کمک کند.
پس به جای اینکه به دنبال رها کردن یا به تأخیر انداختن شرکت در جلسات باشید، از این ۵ راهکار برای مؤثر ساختن حضور خود کمک بگیرید:
۱- در همان ابتدای جلسه صدای رسای شما شنیده شود
صحبت کردن با صدای بلند در ۵ دقیقه‌ی اول نشان از اعتمادبهنفس شما دارد. این کار نه‌تنها باعث می‌شود از شنیدن ایده‌های خود سود ببرید؛ بلکه چون ابتدای جلسه است، حاضرین انرژی بیشتری دارند و بهتر به صحبت‌های شما توجه می‌کنند. ضمن این در صحبت‌های بعدی خود به بعضی از نظرات شما هم ارجاع می‌دهند.
۲- به افکار بقیه جهت دهید
گفتگو در جلسات می‌تواند خیلی سریع صورت بگیرد و ایده‌ها به‌سرعت مطرح شوند. چنانچه ایده‌ی خود را قبل از اینکه مطرح کنید از زبان دیگران بشنوید، ممکن است مجبور شوید خلاقیت به خرج دهید و ایده‌ی دیگری مطرح کنید. اما این موضوع می‌تواند تا پایان جلسه شما را در حاشیه نگه دارد. در عوض، توجه کنید که دیگران چه می‌گویند و چه موضوعات مشترکی را دنبال می‌کنند که مکالمه را به جلو ببرند. مثلا خیلی ساده است که بگویید: سه نفر از حاضرین اعلام کردند که اصلاحاتی در خصوص این محصول باید صورت بگیرد. این اصلاحات چه مواردی می‌توانند باشند؟یااگر ما یک گام به عقب برداریم، تنها نقطه‌ای که در آن گیر کرده ایم، زمان‌بندی موضوع است. این گونه گفتگوها می‌توانند یک راهکار مفید برای جلوگیری از گفتگوهای شخصی و تشویق افراد برای پیدا کردن زمینه‌های توافق باشند.
۳- پرسش‌های مفید مطرح کنید
یکی از انتقاداتی وارده به اکثر جلسات این است که همه بیش از حد صحبت می‌کنند و کسی به گوش دادن تمایلی ندارد. هنگامی که افراد بیش از حد بر منافع و ایده‌های خود تمرکز می‌کنند، شما می‌توانید با تشویق دیگر اعضا به گوش دادن به صحبت‌های یکدیگر وارد این جریان نشوید. هر چند خیلی کم پیش می‌آید که در چنین شرایطی قرار بگیرید؛ اما گاهی لازم است از چنین راهکاری استفاده کنید. در این حالت اعتمادبهنفس لازم برای بازتاب نظرات افراد فراهم خواهد شد.
یک راه ساده برای انجام این کار این است که سؤالات مفیدی بپرسید. سعی کنید پرسش‌های شما بیشتر از اینکه بر چرا‌ی قضیه تکیه کند با چه و چطور شروع شوند؛ زیرا چنین پرسش‌هایی افراد را در موضع دفاعی قرار نمی‌دهد، بلکه آن‌ها را تشونیق می‌کند تا به طرز فکر خود وسعت ببخشند. به‌عنوان مثال، ممکن است چنین پرسش‌هایی را بتوانید مطرح کنید:
- مهم‌ترین جنبه این تصمیم‌گیری چیست؟
- چگونه می‌توانیم امکان موفقیت این موضوع را ارزیابی کنیم؟
- چه تفاوتی بین این پیشنهاد جدید با عملکرد قبلی وجود دارد؟
۴- آمادگی داشته باشید اما انعطاف‌پذیر باشید
اگر برای جلسات آماده باشید، سریع‌تر در موضع قدرت قرار خواهید گرفت. این آمادگی می‌تواند به وسیله‌ی کارهایی از جمله خواندن دستور کار جلسه، تحقیقات پیشین و پیش‌بینی نظرات دیگران باشد.
اکثر ما می‌دانیم که اگر بخواهیم به افکار و نظرات خود اعتبار بدهیم، لازم است پیش از بیان، آن‌ها را منسجم و سرجمع کنیم. این کار کمک خواهد کرد که با اعتمادبهنفس بیشتری نظرات خود را مطرح کنیم. این موضوع را هم در نظر داشته باشید که در یک جلسه ممکن است همه چیز آن‌طور که انتظار می‌رود، پیش نرود. تمام شدن وقت، کار نکردن میکروفن یا دیگر ادوات تکنولوژی، نبود اعضای کلیدی از جمله مشکلاتی است که می‌تواند در یک جلسه‌ی کاری پیش بیاید. از این رو، در رهبری یک جلسه علاوه بر آمادگی، باید انعطاف‌پذیری را هم لحاظ کنید.
برای مثال، شاید لازم باشد مدت‌زمان ۱۵ دقیقه را که برای یک سخن‌رانی در نظر گرفته‌اید، بنا به دلایلی فشرده‌تر کنید. همچنین این موضوع را بررسی کنید که چه موضوعات سطحی و کم‌اهمیتی، پتانسیل مطرح شدن در جلسه‌ی پیش رو را دارند. از این رو چنانچه موضوع مورد نظر شما به حاشیه کشیده شد و موضوع دیگری مطرح شد، می‌توانید از حاضرین بخواهید که در یک بحث جداگانه در آن خصوص صحبت خواهید کرد. آماده‌سازی در جلسه، بیانگر داشتن تفکر استراتژیک و انعطاف‌پذیری است که هر دوی این‌ها جزو ویژگی‌های کلیدی یک رهبر بزرگ به شمار می‌آیند.
۵- گام بعدی نتایج جلسه را دنبال کنید
بسیاری از اوقات شنیده می‌شود که پس از برگزاری یک جلسه هیچ اتفاق خاصی نمی‌افتد! از آنجا که ما می‌خواهیم جلسات ما مفید باشند، بهتر است که قدم بعدی در هر جلسه عنوان شود. چنانچه در جایگاه مدیر یک جلسه باشید، مشخص کردن گام بعدی کار ساده‌ای است. اما اگر تنها به‌عنوان یک شرکت‌کننده حضور داشته باشید، این کار کمی سخت خواهد شد. با این حال، اجازه ندهید که این محدودیت مانع مشخص شدن برنامه‌ی بعدی شود. در این حالت خواسته‌ی خود را با یک پرسش مطرح کنید: برای من مشخص نیست که قدم بعدی برای هر کدام از ما چیست و چه خوب است که قبل از پایان جلسه مشخص شود. حتی در صورت لزوم می‌توانید خواهان فرصتی دیگر برای گفتگوی بیشتر در آینده شوید تا نتیجه‌ی این نشست پیگیری شود. حتی اگر واقعا هم به دنبال این نیستید که جلسه‌ی دیگری در آینده برگزار شود باز هم مطرح کردن این موضوع می‌تواند باعث شود که دیگران در خصوص شما احساس ارزشمندی و کارآمدی بیشتری پیدا کنند.
مجله خبری ایکسب، بازتاب اخبار و گزارشهای صنعت و اقتصاد ایران و جهان
